Email CC Routing: Encaminhe Chamadas Automaticamente para o Departamento Certo

O Email CC Routing é uma capacidade poderosa que analisa automaticamente o conteúdo das chamadas e envia resumos para os departamentos relevantes (Support, Sales, Billing) com base em palavras-chave detetadas pela IA, eliminando o encaminhamento manual e garantindo que nenhum pedido se perca.

1. O que é Email CC Routing?

O Email CC Routing analisa cada conversa, identifica temas com base em palavras-chave e envia automaticamente resumos para os departamentos apropriados.

Como funciona:
1. O cliente liga e fala com o agente de IA
2. A IA analisa o conteúdo da conversa em tempo real
3. A IA deteta palavras-chave (ex.: "problem" = Support, "price" = Sales)
4. Quando a chamada termina, a IA envia um email com o resumo para o(s) departamento(s) relevante(s)
5. O departamento recebe: nome do(a) chamador(a), telefone, email, resumo da conversa

Exemplo: o cliente diz "I'm interested in your product, but I'm having trouble with my billing."
- "interested" + "product" → palavras-chave de Sales → email para [email protected]
- "trouble" + "billing" → palavras-chave de Support + Billing → email para support@ AND billing@

2. Configurar categorias de email

Estrutura da categoria:
- Category Name: rótulo do departamento (ex.: "Support")
- Email Address: para onde enviar os resumos
- Keywords: palavras de gatilho separadas por vírgulas

Exemplo de configuração:

Support Category
Email: [email protected]
Keywords: help, issue, problem, bug, error, fix, broken, not working, complaint

Sales Category
Email: [email protected]
Keywords: price, buy, purchase, upgrade, demo, interested, quote, cost

Billing Category
Email: [email protected]
Keywords: payment, bill, invoice, charge, refund, credit card, subscription

3. Quando usar Email CC Routing

Ideal para:
- Empresas com 3+ departamentos
- Alto volume de chamadas (50+ chamadas/dia) com temas variados
- Equipas que precisam de triagem automática de pedidos
- Eliminar encaminhamento manual de chamadas

Não é ideal para:
- Empreendedores a solo (uma pessoa faz tudo)
- Receção de propósito único (apenas marcações)

Regra de decisão: se pessoas/equipas diferentes tratam temas diferentes → use Email CC Routing

4. Quando é necessário fazer Rebuild

Depois de configurar o Email CC Routing, deve fazer rebuild do seu agente.

Por que fazer Rebuild:
- Nova capacidade adicionada → o agente precisa de a ativar
- Categorias configuradas → o agente precisa de processar as regras de encaminhamento
- Palavras-chave definidas → o agente precisa de aprender padrões de deteção

Como fazer Rebuild:
1. Guarde a configuração do Email CC Routing
2. Vá a Agent Settings
3. Clique no botão verde "Rebuild My Agent"
4. Aguarde 20-30 segundos
5. Agente atualizado com a capacidade de encaminhamento

Conclusion

O Email CC Routing garante que cada chamada chega automaticamente à equipa certa. A configuração demora 8-10 minutos. Incluído nos planos Pro ($99/mo) e Business ($299/mo).

Written by UIRIX Team

UIRIX AI Content Team