Email CC Routing: router gesprekken automatisch naar de juiste afdeling

Email CC Routing is een krachtige mogelijkheid die automatisch de inhoud van gesprekken analyseert en samenvattingen naar de juiste afdelingen (Support, Sales, Billing) stuurt op basis van door AI gedetecteerde keywords. Zo verdwijnt handmatige routering en valt geen enkele aanvraag tussen wal en schip.

1. Wat is Email CC Routing?

Email CC Routing analyseert elk gesprek, identificeert onderwerpen op basis van keywords en verstuurt automatisch samenvattingen naar de juiste afdelingen.

Hoe het werkt:
1. Klant belt en spreekt met de AI-agent
2. AI analyseert de inhoud van het gesprek in realtime
3. AI detecteert keywords (bijv. "problem" = Support, "price" = Sales)
4. Na afloop van de call stuurt AI een samenvattingsmail naar de relevante afdeling(en)
5. Afdeling ontvangt: naam beller, telefoon, e-mail, samenvatting van het gesprek

Voorbeeld: klant zegt "I'm interested in your product, but I'm having trouble with my billing."
- "interested" + "product" → Sales keywords → e-mail naar [email protected]
- "trouble" + "billing" → Support + Billing keywords → e-mail naar support@ AND billing@

2. E-mailcategorieën instellen

Categorie-structuur:
- Category Name: label van de afdeling (bijv. "Support")
- Email Address: waar de samenvattingen naartoe moeten
- Keywords: door komma's gescheiden triggerwoorden

Voorbeeldconfiguratie:

Support Category
Email: [email protected]
Keywords: help, issue, problem, bug, error, fix, broken, not working, complaint

Sales Category
Email: [email protected]
Keywords: price, buy, purchase, upgrade, demo, interested, quote, cost

Billing Category
Email: [email protected]
Keywords: payment, bill, invoice, charge, refund, credit card, subscription

3. Wanneer Email CC Routing gebruiken

Ideaal voor:
- Bedrijven met 3+ afdelingen
- Hoog belvolume (50+ gesprekken/dag) met uiteenlopende onderwerpen
- Teams die automatische triage van aanvragen nodig hebben
- Als je handmatig doorschakelen wilt elimineren

Minder geschikt voor:
- Solopreneurs (één persoon doet alles)
- Single-purpose receptie (alleen afspraken)

Beslisregel: als verschillende mensen/teams verschillende onderwerpen afhandelen → gebruik Email CC Routing

4. Wanneer een rebuild vereist is

Na het configureren van Email CC Routing moet je je agent rebuilden.

Waarom rebuild:
- Nieuwe capability toegevoegd → agent moet die activeren
- Categorieën ingesteld → agent moet routeringsregels verwerken
- Keywords ingesteld → agent moet detectiepatronen leren

Hoe rebuilden:
1. Sla de Email CC Routing-configuratie op
2. Ga naar Agent Settings
3. Klik op de groene knop "Rebuild My Agent"
4. Wacht 20-30 seconden
5. Agent is bijgewerkt met routeringsmogelijkheid

Conclusion

Email CC Routing zorgt ervoor dat elke call automatisch bij het juiste team terechtkomt. Setup duurt 8-10 minuten. Inbegrepen in Pro ($99/mo) en Business ($299/mo) plannen.

Written by UIRIX Team

UIRIX AI Content Team